Datenschutzordnung im Verein

 

 

Präambel

 

Der Verein der Angelfreunde 1972 Paderborn e.V. verarbeitet in vielfacher Weise automatisiert personenbezogene Daten (z.B. im Rahmen der Vereinsverwaltung, der Vereinsorganisation). Um die Vorgaben der EU-Datenschutz-Grundverordnung und des Bundesdatenschutzgesetzes zu erfüllen, Datenschutzverstöße zu vermeiden und einen einheitlichen Umgang mit personenbezogenen Daten innerhalb des Vereins zu gewährleisten, gibt sich der Verein die nachfolgende Datenschutzordnung.

 

§ 1          Allgemeines  

 

Der Verein verarbeitet personenbezogene Daten u.a. von Mitgliedern, Teilnehmern/innen von Veranstaltungen, Tagesscheininhabern/innen sowohl automatisiert in EDV-Anlagen als auch nicht automatisiert in einem Dateisystem, z.B. in Form von ausgedruckten Listen. Darüber hinaus werden personenbezogene Daten im Internet veröffentlicht und an Dritte (Sparkasse Paderborn und LFV NRW) weitergeleitet oder Dritten offengelegt. In all diesen Fällen ist die EU-Datenschutz-Grundverordnung, das Bundesdatenschutzgesetz und diese Datenschutzordnung durch alle Personen im Verein, die personenbezogene Daten verarbeiten, zu beachten.

 

§ 2          Verarbeitung personenbezogener Daten der Mitglieder  

 

1. Im Rahmen des Mitgliedschaftsverhältnisses verarbeitet der Verein insbesondere die folgenden Daten der Mitglieder: Geschlecht, Vorname, Nachname, Anschrift (Straße, Hausnummer, Postleitzahl, Ort), Geburtsdatum, Datum des Vereinsbeitritts, Abteilung, Berufsbezeichnung. Bankverbindung, Kontoinhaber, ggf. die Namen und Kontaktdaten der gesetzlichen Vertreter, Telefonnummern und E-Mail-Adressen, ggf. Funktion im Verein usw. .

 

2. Im Rahmen der Zugehörigkeit zu dem Landes Fischerei Verband  NRW, Landes-Sport-Bund NRW, Sparkasse Paderborn, werden personenbezogene Daten der Mitglieder an diese weitergeleitet. Dies gilt

                a. als Meldung für die Versicherung der Mitglieder

                b. die Erstellung eines Mitgliedsausweis sowie

                c. SEPA-Beitragseinzug

 

§ 3          Datenverarbeitung im Rahmen der Öffentlichkeitsarbeit

 

1. Im Rahmen der Öffentlichkeitsarbeit über Vereinsaktivitäten werden personenbezogene Daten in Aushängen, in der Vereinszeitung und in Internetauftritten veröffentlicht und an die Presse weitergegeben. 

2. Hierzu zählen insbesondere die Daten, die aus allgemein zugänglichen Quellen stammen: Teilnehmer an Veranstaltungen,  Alter oder Geburtsjahrgang usw. .

 

3. Die Veröffentlichung von Fotos und Videos, die außerhalb öffentlicher Veranstaltungen gemacht wurden, erfolgt ausschließlich auf Grundlage einer Einwilligung der abgebildeten Personen.   

 

4. Auf der Internetseite des Vereins werden die Daten der Mitglieder des Vorstands anonymisiert mit Vorname, Nachname, Funktion, E-Mail-Adresse und Telefonnummer  des Vereins veröffentlicht. 

 

§ 4          Zuständigkeiten für die Datenverarbeitung im Verein

 

Verantwortlich für die Einhaltung der datenschutzrechtlichen Vorgaben ist der Vorstand nach § 26 BGB. Funktional ist die Aufgabe dem 1. Vorsitzenden und nachrangig dem 2. Vorsitzenden zugeordnet, soweit die Satzung oder diese Ordnung nicht etwas Abweichendes regelt. 

Der 2. Vorsitzende stellt sicher, dass Verzeichnisse der Verarbeitungstätigkeiten nach Art. 30 DSGVO geführt und die Informationspflichten nach Art. 13 und 14 DSGVO erfüllt werden. Er ist für die Beantwortung von Auskunftsverlangen von betroffenen Personen zuständig.

 

§ 5          Verwendung und Herausgabe von Mitgliederdaten und -listen  

 

1. Listen von Mitgliedern oder Teilnehmern werden den jeweiligen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern im Verein (Vorstandsmitglieder)  zur Verfügung gestellt, wie es die jeweilige Aufgabenstellung erfordert. Beim Umfang der dabei verwendeten personenbezogenen Daten ist das Gebot der Datensparsamkeit zu beachten.

 

2. Personenbezogene Daten von Mitgliedern dürfen an andere Vereinsmitglieder nur herausgegeben werden, wenn die Einwilligung der betroffenen Person vorliegt. Die Nutzung von Teilnehmerlisten, in die sich die Teilnehmer von Versammlungen und anderen Veranstaltungen zum Beispiel zum Nachweis der Anwesenheit (Vor- und Zuname) eintragen, gilt nicht als eine solche Herausgabe. 

 

§ 6          Kommunikation per E-Mail

 

1. Für die Kommunikation per E-Mail richtet der Verein einen vereinseigenen E-Mail-Account ein, der im Rahmen der vereinsinternen Kommunikation ausschließlich zu nutzen ist.   

2. Beim Versand von E-Mails an eine Vielzahl von Personen, die nicht in einem ständigen Kontakt per E-Mail untereinander stehen und/oder deren private E-Mail-Accounts verwendet werden, sind die E-Mail-Adressen als „bcc“ zu versenden. 

 

§ 7          Verpflichtung auf die Vertraulichkeit

 

Alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter im Verein, die Umgang mit personenbezogenen Daten haben (Mitglieder des Vorstands), sind auf den vertraulichen Umgang mit personenbezogenen Daten zu verpflichten. 

 

§ 8          Datenschutzbeauftragter

 

Da im Verein in der Regel nur 9 Personen ständig mit der automatisierten bzw. manuellen Verarbeitung personenbezogener Daten beschäftigt sind und der Verein unter 250 Mitglieder hat,

muss der Verein keinen Datenschutzbeauftragten benennen. Der Vorstand hat beschlossen, dass der 2. Vorsitzende jegliche Infos dazu bearbeitet und die Überwachung der DS-GVO im Verein ausführt.

 

Die Auswahl und Benennung fand nach § 26 BGB statt. Der Vorstand hat sicherzustellen, dass die benannte Person über die erforderliche Fachkunde verfügt.

 

§ 9          Einrichtung und Unterhaltung von Internetauftritten

 

1. Der Verein unterhält allgemeine Veranstaltungen, z.B. Anangeln, Nachtangeln, Arbeitseinsätze und Generalversammlung. Die Einrichtung und Unterhaltung von Auftritten im Internet obliegt z.Z. dem 2. Schriftführer. Änderungen dürfen ausschließlich nur durch den 2. Schriftführer vorgenommen werden.  

2. Der 2. Schriftführer hat die Einhaltung der Datenschutzbestimmungen im Zusammenhang mit Online-Auftritten sicherzustellen.

3. Bei Verstößen gegen datenschutzrechtliche Vorgaben und Missachtung von Weisungen des 2. Schriftführers, kann der Vorstand nach § 26 BGB die Genehmigung für den Betrieb eines Internetauftritts widerrufen. Die Entscheidung des Vorstands nach § 26 BGB ist unanfechtbar.

 

§ 10          Verstöße gegen datenschutzrechtliche Vorgaben und diese Ordnung

 

1. Alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter (Mitglieder des Vorstands) des Vereins, dürfen nur im Rahmen ihrer jeweiligen Befugnisse Daten verarbeiten. Eine eigenmächtige Datenerhebung, -nutzung oder – weitergabe ist untersagt. 

 

2. Verstöße gegen allgemeine datenschutzrechtliche Vorgaben und insbesondere gegen diese Datenschutzordnung, können gemäß den Sanktionsmitteln, wie sie in der Satzung vorgesehen sind, geahndet werden.  Weiterhin sind die Verstöße an den LDI-NRW innerhalb von 72 Stunden durch den 1. Vorsitzenden weiterzuleiten und auf der Generalversammlung/Mitgliederversammlung bekannt zu geben.

 

§ 11          Inkrafttreten  

 

Diese Datenschutzordnung wurde durch den Gesamtvorstand des Vereins am 23.10.2018 beschlossen und tritt mit Veröffentlichung auf der Homepage des Vereins in Kraft.

 

 

    Urban Zemelka 

(1.      Vorsitzender)